Warum ein Angebot senden, bevor Sie über WhatsApp um Zahlung bitten?
Ein Angebot verwandelt eine Absprache im Chat in klare, feste Konditionen, die der Kunde vor dem Bezahlen prüfen kann – und dadurch wirkt eine Kartenzahlung sicher statt überrumpelnd. Auf WhatsApp wandern Preise oft als lose Nachricht, als Foto einer Preisliste oder als PDF, das im Verlauf untergeht. Wenn der Kunde schließlich bezahlen will, weiß niemand genau, welche Version des Preises die richtige ist, und der Verkauf kühlt ab, während Sie das klären.
Ein ordentliches Angebot legt Positionen, Mengen, Rabatte, Steuern und Währung fest und gibt dem Kunden einen einzigen Link, unter dem alles an einem Ort steht. In Rexenda wird ein Angebot nach dem Versand eingefroren: Der Preis kann sich nicht unbemerkt ändern, und wenn Sie etwas anpassen müssen, duplizieren Sie es und senden eine neue Version. Jedes Angebot hat außerdem eine Gültigkeitsdauer, damit ein alter Preis nicht ewig offen bleibt.
Für das Unternehmen ist das Angebot zugleich der Nachweis. Sie sehen, wann der Kunde es geöffnet hat, ob er es angenommen, abgelehnt oder bezahlt hat und aus welchem Gespräch es stammt – so bleiben Verkauf und Chat miteinander verbunden.
Wie erstellen und senden Sie ein Angebot aus dem Gespräch heraus?
Sie schreiben das Angebot im selben WhatsApp-Gespräch oder aus Ihrer Angebotsliste heraus und senden dem Kunden einen Link. Sie fügen Positionen, Mengen, Rabatte und Steuer hinzu, und die Summen werden beim Tippen berechnet. Die Währung wählen Sie selbst; die Währung Ihres Workspace ist nur die Vorgabe. Wenn Sie in Mexiko verkaufen und mit CFDI abrechnen, können Angebotspositionen die SAT-Produkt- und Einheitenschlüssel enthalten, die nur mexikanischen Ausstellern angezeigt werden.
Der Kunde öffnet den Link auf jedem Handy, ohne Konto und ohne App, und sieht eine Seite mit Ihrem Logo und dem vollständigen Angebot. Beträge zeigen immer ihren Währungscode, damit niemand Pesos mit Dollar verwechselt. Wenn ein KI-Agent in diesem Gespräch mithilft, kann er das Angebot auch entwerfen und senden, verwendet dabei aber nur Preise aus Ihrem Produktkatalog und erfindet nie einen; in den vorsichtigen Betriebsmodi warten Aktionen, bei denen es um Geld geht, auf die Freigabe durch einen Menschen.
Ein praktischer Tipp: Lesen Sie das Angebot vor dem Senden so, wie der Kunde es sehen wird. Kurze Positionsbezeichnungen, klare Mengen und eine Gültigkeitsdauer, die zu Ihrem Verkaufszyklus passt, reduzieren das Hin und Her an Rückfragen im Chat.
Wie nimmt der Kunde das Angebot an und zahlt per Karte?
Wenn Sie Ihr Stripe-Konto verbunden haben, nimmt der Kunde an, indem er bezahlt: Die Angebotsseite zeigt einen Bezahl-Button, und die Zahlung ist die Annahme. Ohne verbundenes Konto nimmt der Kunde mit einem Klick und seinem Namen an, und das Datum wird als Nachweis festgehalten. Beide Wege bieten immer auch die Möglichkeit abzulehnen, denn Online-Kassieren sollte dem Kunden nie die Option nehmen, Nein zu sagen.
Die Kartenzahlung erfolgt auf der sicheren Checkout-Seite von Stripe, und die Belastung geht direkt auf Ihr eigenes Stripe-Konto. Rexenda verwahrt Ihr Geld nicht und behält keine Provision auf die Zahlung ein; Stripe berechnet eigene Bearbeitungsgebühren, und Verifizierung, Rückerstattungen und Streitfälle regeln Sie über Ihr Stripe-Konto. Wenn der Kunde zurückkehrt, prüft Rexenda bei Stripe, ob die Zahlung für genau dieses Angebot wirklich abgeschlossen wurde, bevor es als bezahlt angezeigt wird, statt sich allein auf die Weiterleitung zu verlassen.
Ihr Team wird benachrichtigt, wenn ein Angebot angenommen oder bezahlt wird, sodass Sie sich beim Kunden bedanken und die Lieferung im selben Gespräch vereinbaren können. Zahlt der Kunde stattdessen per Überweisung oder bar, markieren Sie das Angebot von Hand als bezahlt, und der Vorgang bleibt vollständig. Auch andere Dienste wie Mercado Pago oder Clip bieten in Mexiko Zahlungslinks an; welchen Sie auch nutzen, entscheidend ist, dass der Kunde genau den Preis zahlt, den er im Angebot gesehen hat.
Wie stellen Sie nach der Zahlung das CFDI aus?
In Rexenda wird das CFDI nur ausgestellt, wenn der Kunde es anfordert, nicht automatisch bei jeder Zahlung. Nach dem Bezahlen erhält der Kunde eine Seite mit seinem Verkaufsbeleg und einem Button, um eine Rechnung anzufordern; er gibt seine Steuerdaten ein oder bestätigt sie, und die Rechnung wird gestempelt. Nur auf Anforderung zu stempeln vermeidet, jemandem eine Rechnung auszustellen, der keine wollte, denn die Stornierung eines CFDI ist ein formelles Verfahren beim SAT.
Die Daten des Kunden sind die fünf, die der SAT als Einheit prüft: RFC, rechtlicher Name, Steuerregime, Postleitzahl und CFDI-Verwendungszweck. Das Formular wird aus dem Kontaktdatensatz vorausgefüllt, wenn Sie die Daten bereits haben. Einige Voraussetzungen liegen bei Ihnen als Verkäufer: Ihr digitales Siegelzertifikat (CSD), als Aussteller registriert, die SAT-Produkt- und Einheitenschlüssel auf jeder Position und der Wechselkurs, wenn der Verkauf nicht in Pesos erfolgt. Fehlt auf Ihrer Seite etwas, wird der Kunde gebeten, die Rechnung bei Ihnen anzufordern, statt ein Formular auszufüllen, das abgelehnt würde.
Jedes Unternehmen stempelt mit seinem eigenen RFC und digitalen Siegel, und jede gestempelte Rechnung verbraucht Credits Ihres Rexenda-Workspace. Nach dem Stempeln erhält der Kunde die Rechnung per E-Mail, sowohl als PDF als auch als XML. Außerhalb Mexikos erhält trotzdem jeder Verkauf einen universellen Verkaufsbeleg mit dem richtigen Steuerhinweis; automatisches Stempeln gibt es heute nur für das mexikanische CFDI.
Was sollten Sie einrichten, bevor Sie über WhatsApp per Karte kassieren?
Sie brauchen drei Dinge: Ihr WhatsApp mit Rexenda verbunden, Ihre Produkte und Preise im Katalog und Ihr Stripe-Konto für Zahlungen verbunden. Stripe verbinden Sie in den Vertriebseinstellungen von Rexenda, und das Konto gehört Ihnen: Stripe verifiziert Ihr Unternehmen direkt, und Auszahlungen gehen gemäß Ihren Stripe-Einstellungen auf Ihr Bankkonto. Wenn Sie CFDI ausstellen möchten, hinterlegen Sie außerdem Ihre Ausstellerdaten und Ihr Siegelzertifikat.
Vereinbaren Sie dann ein paar Gewohnheiten mit Ihrem Team. Erstellen Sie Angebote für Kunden in Mexiko in Pesos, halten Sie Gültigkeitsdauern kurz genug, um Ihre Preise zu schützen, und senden Sie das Angebot im selben Gespräch, in dem der Kunde gefragt hat, solange das Interesse noch frisch ist. Legen Sie fest, wer Rabatte freigibt und ob Ihr KI-Agent Angebote selbstständig senden darf oder auf eine Freigabe warten soll.
Das Ergebnis ist ein kurzer Weg von einer Frage auf WhatsApp bis zum Geld auf Ihrem Konto: Angebot, Link, Zahlung und eine Rechnung, wenn der Kunde sie anfordert. Alles bleibt mit demselben Kontakt und Gespräch verknüpft, sodass Ihr Team beim nächsten Mal, wenn dieser Kunde schreibt, bereits weiß, was er gekauft hat.