Perché inviare un preventivo prima di chiedere il pagamento su WhatsApp?
Un preventivo trasforma un accordo in chat in un'offerta chiara e definita che il cliente può controllare prima di pagare, e questo fa sembrare il pagamento con carta sicuro invece che improvviso. Su WhatsApp i prezzi viaggiano spesso come un messaggio sparso, la foto di un listino o un PDF che sprofonda nella conversazione. Quando finalmente il cliente vuole pagare, nessuno è sicuro di quale versione del prezzo sia quella giusta, e la vendita si raffredda mentre lo chiarisci.
Un preventivo fatto bene fissa voci, quantità, sconti, imposte e valuta, e dà al cliente un unico link con tutto in un solo posto. In Rexenda, una volta inviato, il preventivo si congela: il prezzo non può cambiare sotto gli occhi del cliente, e se devi modificare qualcosa lo duplichi e invii una nuova versione. Ogni preventivo ha anche un periodo di validità, così un prezzo vecchio non resta aperto per sempre.
Per l'azienda, il preventivo è anche il registro. Vedi quando il cliente l'ha aperto, se l'ha accettato, rifiutato o pagato e da quale conversazione è nato, così la vendita e la chat restano collegate.
Come crei e invii un preventivo dalla conversazione?
Scrivi il preventivo dalla stessa conversazione WhatsApp, o dal tuo elenco di preventivi, e invii al cliente un link. Aggiungi voci, quantità, sconti e imposta, e i totali si calcolano mentre scrivi. La valuta la scegli tu; quella dello spazio di lavoro è solo il valore predefinito. Se vendi in Messico e fatturi con CFDI, le righe del preventivo possono riportare i codici prodotto e unità del SAT, che vengono mostrati solo agli emittenti messicani.
Il cliente apre il link da qualsiasi telefono, senza account né app, e vede una pagina con il tuo logo e il preventivo completo. Gli importi mostrano sempre il codice della valuta, così nessuno confonde pesos e dollari. Se in quella conversazione sta aiutando un agente IA, anche lui può preparare e inviare il preventivo, ma usa solo i prezzi del tuo catalogo prodotti e non ne inventa mai uno; nelle modalità operative prudenti, le azioni che riguardano denaro attendono l'approvazione di una persona.
Un consiglio pratico: prima di inviarlo, leggi il preventivo come lo vedrà il cliente. Nomi delle voci brevi, quantità chiare e un periodo di validità adatto al tuo ciclo di vendita riducono le domande avanti e indietro in chat.
Come accetta e paga con carta il cliente?
Se hai collegato il tuo account Stripe, il cliente accetta pagando: la pagina del preventivo mostra un pulsante di pagamento, e pagare equivale ad accettare. Senza un account collegato, il cliente accetta con un clic e il suo nome, e la data viene registrata come prova. Entrambi i percorsi mantengono sempre la possibilità di rifiutare, perché incassare online non dovrebbe mai togliere al cliente la possibilità di dire di no.
Il pagamento con carta avviene sulla pagina di checkout sicura di Stripe, e l'addebito viene effettuato direttamente sul tuo account Stripe. Rexenda non custodisce il tuo denaro e non trattiene commissioni sul pagamento; Stripe applica le proprie commissioni di elaborazione, e verifica, rimborsi e contestazioni si gestiscono dal tuo account Stripe. Quando il cliente torna, Rexenda verifica con Stripe che il pagamento sia stato davvero completato per quel preventivo specifico prima di mostrarlo come pagato, invece di fidarsi del solo reindirizzamento.
Il tuo team riceve una notifica quando un preventivo viene accettato o pagato, così puoi ringraziare il cliente e organizzare la consegna nella stessa conversazione. Se invece il cliente paga con bonifico o in contanti, segni il preventivo come pagato a mano e il registro resta completo. Anche altri servizi, come Mercado Pago o Clip, offrono link di pagamento in Messico; qualunque tu usi, ciò che conta è che il cliente paghi esattamente il prezzo che ha visto nel preventivo.
Come emetti il CFDI dopo il pagamento?
In Rexenda il CFDI viene emesso solo quando il cliente lo richiede, non automaticamente a ogni pagamento. Dopo aver pagato, il cliente riceve una pagina con la ricevuta di vendita e un pulsante per richiedere la fattura; inserisce o conferma i suoi dati fiscali e la fattura viene vidimata. Vidimare solo su richiesta evita di emettere una fattura a chi non la voleva, dato che annullare un CFDI è una procedura formale davanti al SAT.
I dati del cliente sono i cinque che il SAT verifica insieme: RFC, ragione sociale, regime fiscale, codice postale e uso del CFDI. Il modulo viene precompilato dalla scheda del contatto quando li hai già. Alcuni requisiti spettano a te come venditore: il tuo certificato di sigillo digitale (CSD) registrato come emittente, i codici prodotto e unità del SAT su ogni riga e il tasso di cambio se la vendita non è in pesos. Se manca qualcosa da parte tua, al cliente viene detto di chiederti la fattura invece di compilare un modulo che verrebbe respinto.
Ogni azienda vidima con il proprio RFC e il proprio sigillo digitale, e ogni fattura vidimata consuma crediti del tuo spazio di lavoro Rexenda. Una volta vidimata, il cliente riceve la fattura via email con il PDF e l'XML. Fuori dal Messico ogni vendita riceve comunque un documento di vendita universale con la menzione fiscale corretta; la vidimazione automatica oggi esiste solo per il CFDI messicano.
Cosa devi configurare prima di incassare con carta su WhatsApp?
Ti servono tre cose: il tuo WhatsApp collegato a Rexenda, i tuoi prodotti e prezzi nel catalogo e il tuo account Stripe collegato per i pagamenti. Colleghi Stripe dalle impostazioni di vendita di Rexenda, e l'account è tuo: Stripe verifica direttamente la tua azienda e gli accrediti arrivano sul tuo conto bancario secondo le tue impostazioni di Stripe. Se vuoi emettere CFDI, registra anche i tuoi dati di emittente e il tuo certificato di sigillo.
Poi concorda alcune abitudini con il tuo team. Fai preventivi in pesos per i clienti in Messico, mantieni periodi di validità abbastanza brevi da proteggere i tuoi prezzi e invia il preventivo nella stessa conversazione in cui il cliente l'ha chiesto, finché l'interesse è ancora vivo. Decidi chi approva gli sconti e se il tuo agente IA può inviare preventivi da solo o deve attendere l'approvazione.
Il risultato è un percorso breve da una domanda su WhatsApp al denaro sul tuo conto: preventivo, link, pagamento e una fattura quando il cliente la chiede. Tutto resta legato allo stesso contatto e alla stessa conversazione, così la prossima volta che quel cliente scrive, il tuo team sa già cosa ha comprato.