لماذا ترسل عرض سعر قبل طلب الدفع عبر WhatsApp؟
يحوّل عرض السعر اتفاق المحادثة إلى عرض واضح وثابت يستطيع العميل مراجعته قبل الدفع، وهذا يجعل الدفع بالبطاقة يبدو آمنًا لا مفاجئًا. ففي WhatsApp كثيرًا ما تنتقل الأسعار في رسالة عابرة، أو صورة لقائمة أسعار، أو ملف PDF يغرق في المحادثة. وحين يقرر العميل أخيرًا أن يدفع، لا أحد متأكد من أي نسخة من السعر هي الصحيحة، ويفتر البيع ريثما تحسم الأمر.
عرض السعر المُعدّ كما ينبغي يثبّت البنود والكميات والخصومات والضرائب والعملة، ويمنح العميل رابطًا واحدًا يجمع كل شيء في مكان واحد. وفي Rexenda، يُجمَّد عرض السعر بمجرد إرساله: فلا يمكن أن يتغير السعر من تحت العميل، وإن احتجت إلى تعديل شيء فإنك تنسخه وترسل نسخة جديدة. ولكل عرض سعر أيضًا مدة صلاحية، حتى لا يبقى سعر قديم مفتوحًا إلى الأبد.
وبالنسبة للشركة، فإن عرض السعر هو السجل أيضًا. إذ ترى متى فتحه العميل، وهل قبله أو رفضه أو دفعه، ومن أي محادثة جاء، فيبقى البيع والمحادثة مرتبطين.
كيف تنشئ عرض سعر وترسله من المحادثة؟
تكتب عرض السعر من محادثة WhatsApp نفسها، أو من قائمة عروض أسعارك، وترسل إلى العميل رابطًا. تضيف البنود والكميات والخصومات والضريبة، وتُحسب الإجماليات أثناء الكتابة. والعملة من اختيارك؛ فعملة مساحة العمل هي القيمة الافتراضية فقط. وإذا كنت تبيع في المكسيك وتُصدر فواتير CFDI، فيمكن أن تحمل بنود عرض السعر رموز المنتج والوحدة الخاصة بـ SAT، ولا تظهر هذه الرموز إلا للجهات المُصدِرة المكسيكية.
يفتح العميل الرابط من أي هاتف، بلا حساب ولا تطبيق، فيرى صفحة تحمل شعارك وعرض السعر كاملًا. وتظهر المبالغ دائمًا مع رمز عملتها، فلا يخلط أحد بين البيزو والدولار. وإذا كان وكيل ذكاء اصطناعي يساعد في تلك المحادثة، فيمكنه أيضًا صياغة عرض السعر وإرساله، لكنه لا يستخدم إلا الأسعار الواردة في كتالوج منتجاتك ولا يخترع سعرًا أبدًا؛ وفي أوضاع التشغيل الحذرة، تنتظر الإجراءات المتعلقة بالمال موافقة شخص.
نصيحة عملية: قبل الإرسال، اقرأ عرض السعر كما سيراه العميل. فأسماء البنود القصيرة والكميات الواضحة ومدة الصلاحية الملائمة لدورة مبيعاتك تقلل الأسئلة المتبادلة في المحادثة.
كيف يقبل العميل العرض ويدفع بالبطاقة؟
إذا كنت قد ربطت حسابك على Stripe، فإن العميل يقبل بالدفع: تعرض صفحة عرض السعر زر دفع، والدفع هو القبول. ومن دون حساب مربوط، يقبل العميل بنقرة واحدة واسمه، ويُسجَّل التاريخ كإثبات. وفي المسارين يبقى خيار الرفض متاحًا دائمًا، لأن التحصيل عبر الإنترنت لا ينبغي أبدًا أن يسلب العميل حقه في قول لا.
يتم الدفع بالبطاقة على صفحة الدفع الآمنة لدى Stripe، ويُحصَّل المبلغ مباشرة في حساب Stripe الخاص بك. لا تحتفظ Rexenda بأموالك ولا تأخذ أي عمولة على الدفع؛ إذ تفرض Stripe رسوم المعالجة الخاصة بها، ويُدار التحقق والاستردادات والنزاعات من حسابك على Stripe. وحين يعود العميل، تتحقق Rexenda مع Stripe من أن الدفع اكتمل فعلًا لعرض السعر هذا تحديدًا قبل أن تعرضه مدفوعًا، بدلًا من الاكتفاء بالوثوق بإعادة التوجيه.
يتلقى فريقك إشعارًا حين يُقبل عرض سعر أو يُدفع، فتستطيع شكر العميل وترتيب التسليم في المحادثة نفسها. وإذا دفع العميل بتحويل بنكي أو نقدًا بدلًا من ذلك، فإنك تضع علامة مدفوع على عرض السعر يدويًا ويبقى السجل مكتملًا. وتقدم خدمات أخرى، مثل Mercado Pago أو Clip، روابط دفع في المكسيك أيضًا؛ وأيًا كانت الخدمة التي تستخدمها، فالمهم أن يدفع العميل بالضبط السعر الذي رآه في عرض السعر.
كيف تُصدر فاتورة CFDI بعد الدفع؟
في Rexenda لا تُصدر فاتورة CFDI إلا حين يطلبها العميل، لا تلقائيًا مع كل دفعة. فبعد الدفع، يحصل العميل على صفحة إيصال بيع فيها زر لطلب فاتورة؛ يُدخل بياناته الضريبية أو يؤكدها، فتُعتمَد الفاتورة. والاعتماد عند الطلب فقط يجنّبك إصدار فاتورة لشخص لم يردها، إذ إن إلغاء فاتورة CFDI إجراء رسمي أمام SAT.
بيانات العميل هي الخمس التي يتحقق منها SAT كمجموعة واحدة: RFC، والاسم القانوني، والنظام الضريبي، والرمز البريدي، واستخدام CFDI. ويُملأ النموذج مسبقًا من سجل جهة الاتصال حين تكون هذه البيانات لديك بالفعل. وبعض المتطلبات تقع عليك بصفتك البائع: شهادة الختم الرقمي (CSD) المسجلة لك كجهة مُصدِرة، ورموز المنتج والوحدة الخاصة بـ SAT في كل بند، وسعر الصرف إذا لم يكن البيع بالبيزو. وإذا كان ينقص شيء من جهتك، يُطلب من العميل أن يطلب منك الفاتورة بدلًا من ملء نموذج سيُرفض.
تعتمد كل شركة فواتيرها بـ RFC وختمها الرقمي الخاصين بها، وتستهلك كل فاتورة معتمدة أرصدة من مساحة عملك في Rexenda. وبعد الاعتماد، يتلقى العميل الفاتورة بالبريد الإلكتروني مع ملفي PDF وXML كليهما. وخارج المكسيك، تحصل كل عملية بيع مع ذلك على مستند بيع عالمي يحمل الإشارة الضريبية الصحيحة؛ أما الاعتماد التلقائي فمتاح اليوم لفواتير CFDI المكسيكية فقط.
ما الذي يجب إعداده قبل التحصيل بالبطاقة عبر WhatsApp؟
تحتاج إلى ثلاثة أشياء: رقم WhatsApp الخاص بك مربوطًا بـ Rexenda، ومنتجاتك وأسعارك في الكتالوج، وحسابك على Stripe مربوطًا لاستقبال المدفوعات. تربط Stripe من إعدادات المبيعات في Rexenda، والحساب ملكك: إذ تتحقق Stripe من نشاطك التجاري مباشرة، وتصل المدفوعات إلى حسابك البنكي وفق إعداداتك في Stripe. وإذا أردت إصدار فواتير CFDI، فسجّل أيضًا بياناتك كجهة مُصدِرة وشهادة الختم الخاصة بك.
ثم اتفق مع فريقك على بضع عادات. سعّر بالبيزو للعملاء في المكسيك، واجعل مدد الصلاحية قصيرة بما يكفي لحماية أسعارك، وأرسل عرض السعر في المحادثة نفسها التي سأل فيها العميل، ما دام اهتمامه حاضرًا. وحدّد من يوافق على الخصومات، وما إذا كان يجوز لوكيل الذكاء الاصطناعي إرسال عروض الأسعار بمفرده أم عليه انتظار الموافقة.
والنتيجة طريق قصير من سؤال على WhatsApp إلى مال في حسابك: عرض سعر، فرابط، فدفع، ثم فاتورة حين يطلبها العميل. ويبقى كل شيء مرتبطًا بجهة الاتصال والمحادثة نفسيهما، فحين يكتب ذلك العميل في المرة القادمة، يعرف فريقك بالفعل ما الذي اشتراه.