Pourquoi envoyer un devis avant de demander un paiement sur WhatsApp ?
Un devis transforme un accord conclu par chat en une offre claire et figée que le client peut examiner avant de payer, et cela rend le paiement par carte rassurant plutôt que brusque. Sur WhatsApp, les prix circulent souvent sous la forme d’un message improvisé, d’une photo de liste de prix ou d’un PDF qui disparaît dans le fil. Quand le client veut enfin payer, personne ne sait plus quelle version du prix est la bonne, et la vente refroidit pendant que vous démêlez la situation.
Un vrai devis fixe les articles, les quantités, les remises, les taxes et la devise, et donne au client un seul lien qui réunit tout. Dans Rexenda, une fois envoyé, le devis est figé : le prix ne peut pas changer à l’insu du client, et si vous devez modifier quelque chose, vous le dupliquez et envoyez une nouvelle version. Chaque devis a aussi une durée de validité, pour qu’un ancien prix ne reste pas ouvert indéfiniment.
Pour l’entreprise, le devis sert aussi de trace. Vous voyez quand le client l’a ouvert, s’il l’a accepté, refusé ou payé, et de quelle conversation il provient : la vente et le chat restent reliés.
Comment créer et envoyer un devis depuis la conversation ?
Vous rédigez le devis depuis la conversation WhatsApp elle-même, ou depuis votre liste de devis, et vous envoyez un lien au client. Vous ajoutez les articles, les quantités, les remises et la taxe, et les totaux se calculent au fur et à mesure de la saisie. La devise est à votre choix ; celle de votre espace de travail n’est qu’une valeur par défaut. Si vous vendez au Mexique et facturez avec le CFDI, les lignes du devis peuvent porter les codes produit et unité du SAT, qui ne s’affichent que pour les émetteurs mexicains.
Le client ouvre le lien sur n’importe quel téléphone, sans compte ni application, et voit une page à votre logo avec le devis complet. Les montants affichent toujours leur code de devise, pour que personne ne confonde pesos et dollars. Si un agent IA intervient dans cette conversation, il peut aussi préparer et envoyer le devis, mais il n’utilise que les prix de votre catalogue de produits et n’en invente jamais ; dans les modes de fonctionnement prudents, les actions qui engagent de l’argent attendent l’approbation d’une personne.
Un conseil pratique : avant l’envoi, relisez le devis tel que le client le verra. Des noms d’articles courts, des quantités claires et une durée de validité adaptée à votre cycle de vente réduisent les allers-retours de questions dans le chat.
Comment le client accepte-t-il et paie-t-il par carte ?
Si vous avez connecté votre compte Stripe, le client accepte en payant : la page du devis affiche un bouton de paiement, et payer vaut acceptation. Sans compte connecté, le client accepte d’un clic en indiquant son nom, et la date est conservée comme preuve. Les deux parcours laissent toujours la possibilité de refuser, car encaisser en ligne ne doit jamais retirer au client la liberté de dire non.
Le paiement par carte s’effectue sur la page de paiement sécurisée de Stripe, et le débit est réalisé directement sur votre propre compte Stripe. Rexenda ne détient pas votre argent et ne prend aucune commission sur le paiement ; Stripe applique ses propres frais de traitement, et la vérification, les remboursements et les litiges se gèrent depuis votre compte Stripe. Quand le client revient, Rexenda vérifie auprès de Stripe que le paiement a bien été effectué pour ce devis précis avant de l’afficher comme payé, au lieu de se fier à la seule redirection.
Votre équipe est prévenue quand un devis est accepté ou payé, pour que vous puissiez remercier le client et organiser la livraison dans la même conversation. Si le client paie plutôt par virement bancaire ou en espèces, vous marquez le devis comme payé à la main et le dossier reste complet. D’autres services, comme Mercado Pago ou Clip, proposent aussi des liens de paiement au Mexique ; quel que soit celui que vous utilisez, l’essentiel est que le client paie exactement le prix qu’il a vu dans le devis.
Comment émettre le CFDI après le paiement ?
Dans Rexenda, le CFDI n’est émis que lorsque le client le demande, et non automatiquement à chaque paiement. Après avoir payé, le client reçoit une page de reçu de vente avec un bouton pour demander une facture ; il saisit ou confirme ses données fiscales et la facture est certifiée. Ne certifier que sur demande évite d’émettre une facture à quelqu’un qui n’en voulait pas, car l’annulation d’un CFDI est une procédure formelle auprès du SAT.
Les données du client sont les cinq que le SAT vérifie ensemble : RFC, raison sociale, régime fiscal, code postal et usage du CFDI. Le formulaire est prérempli à partir de la fiche du contact quand vous disposez déjà de ces données. Certaines exigences vous incombent en tant que vendeur : votre certificat de sceau numérique (CSD) enregistré comme émetteur, les codes produit et unité du SAT sur chaque ligne, et le taux de change si la vente n’est pas en pesos. S’il manque quelque chose de votre côté, le client est invité à vous demander la facture plutôt que de remplir un formulaire qui serait rejeté.
Chaque entreprise certifie avec son propre RFC et son propre sceau numérique, et chaque facture certifiée consomme des crédits de votre espace de travail Rexenda. Une fois la facture certifiée, le client la reçoit par e-mail avec le PDF et le XML. En dehors du Mexique, chaque vente reçoit tout de même un document de vente universel portant la mention fiscale appropriée ; la certification automatique n’existe aujourd’hui que pour le CFDI mexicain.
Que faut-il configurer avant d’encaisser par carte sur WhatsApp ?
Il vous faut trois choses : votre WhatsApp connecté à Rexenda, vos produits et vos prix dans le catalogue, et votre compte Stripe connecté pour les paiements. Vous connectez Stripe depuis les réglages de vente de Rexenda, et le compte vous appartient : Stripe vérifie directement votre entreprise, et les virements arrivent sur votre compte bancaire selon vos réglages Stripe. Si vous voulez émettre des CFDI, enregistrez aussi vos données d’émetteur et votre certificat de sceau.
Convenez ensuite de quelques habitudes avec votre équipe. Établissez vos devis en pesos pour les clients au Mexique, gardez des durées de validité assez courtes pour protéger vos prix, et envoyez le devis dans la conversation même où le client l’a demandé, tant que l’intérêt est encore vif. Décidez qui approuve les remises et si votre agent IA peut envoyer des devis de lui-même ou doit attendre une approbation.
Le résultat est un chemin court entre une question sur WhatsApp et l’argent sur votre compte : devis, lien, paiement et facture quand le client la demande. Tout reste rattaché au même contact et à la même conversation : la prochaine fois que ce client écrit, votre équipe sait déjà ce qu’il a acheté.