Waarom een offerte sturen voordat je via WhatsApp om betaling vraagt?
Een offerte maakt van een afspraak in de chat een duidelijk, vast aanbod dat de klant kan bekijken voordat hij betaalt, en daardoor voelt een kaartbetaling veilig in plaats van overrompelend. Op WhatsApp gaan prijzen vaak rond als los bericht, als foto van een prijslijst of als pdf die wegzakt in het gesprek. Wil de klant uiteindelijk betalen, dan weet niemand meer zeker welke versie van de prijs de juiste is, en koelt de verkoop af terwijl je dat uitzoekt.
Een goede offerte legt de artikelen, aantallen, kortingen, belastingen en valuta vast en geeft de klant één link met alles op één plek. In Rexenda wordt een offerte bevroren zodra die verstuurd is: de prijs kan niet onder de klant veranderen, en moet je iets aanpassen, dan dupliceer je de offerte en stuur je een nieuwe versie. Elke offerte heeft ook een geldigheidsduur, zodat een oude prijs niet eeuwig openstaat.
Voor het bedrijf is de offerte ook de registratie. Je ziet wanneer de klant haar heeft geopend, of hij haar heeft geaccepteerd, afgewezen of betaald, en uit welk gesprek ze voortkomt, zodat de verkoop en de chat met elkaar verbonden blijven.
Hoe maak en verstuur je een offerte vanuit het gesprek?
Je schrijft de offerte vanuit hetzelfde WhatsApp-gesprek, of vanuit je offertelijst, en stuurt de klant een link. Je voegt artikelen, aantallen, kortingen en belasting toe, en de totalen rekenen mee terwijl je typt. De valuta kies je zelf; de valuta van je werkruimte is alleen de standaard. Verkoop je in Mexico en factureer je met CFDI, dan kunnen offerteregels de product- en eenheidscodes van de SAT bevatten, die alleen aan Mexicaanse uitgevers worden getoond.
De klant opent de link op elke telefoon, zonder account en zonder app, en ziet een pagina met jouw logo en de volledige offerte. Bedragen tonen altijd hun valutacode, zodat niemand pesos met dollars verwart. Helpt er een AI-agent in dat gesprek, dan kan die de offerte ook opstellen en versturen, maar hij gebruikt alleen prijzen uit je productcatalogus en verzint er nooit een; in de voorzichtige werkmodi wachten acties waar geld bij komt kijken op goedkeuring van een mens.
Een praktische tip: lees de offerte voor het versturen zoals de klant haar zal zien. Korte artikelnamen, duidelijke aantallen en een geldigheidsduur die past bij je verkoopcyclus beperken het heen-en-weer aan vragen in de chat.
Hoe accepteert de klant en betaalt hij per kaart?
Heb je je Stripe-account gekoppeld, dan accepteert de klant door te betalen: de offertepagina toont een betaalknop, en betalen is accepteren. Zonder gekoppeld account accepteert de klant met één klik en zijn naam, en wordt de datum als bewijs vastgelegd. Beide routes houden altijd een manier open om af te wijzen, want online incasseren mag de klant nooit de mogelijkheid ontnemen om nee te zeggen.
De kaartbetaling vindt plaats op de beveiligde betaalpagina van Stripe, en de afschrijving gebeurt rechtstreeks op je eigen Stripe-account. Rexenda houdt je geld niet vast en neemt geen commissie op de betaling; Stripe rekent zijn eigen transactiekosten, en verificatie, terugbetalingen en geschillen regel je vanuit je Stripe-account. Wanneer de klant terugkeert, controleert Rexenda bij Stripe of de betaling voor die specifieke offerte echt is voltooid voordat die als betaald wordt getoond, in plaats van alleen op de doorverwijzing te vertrouwen.
Je team krijgt een melding wanneer een offerte is geaccepteerd of betaald, zodat je de klant kunt bedanken en de levering in hetzelfde gesprek kunt regelen. Betaalt de klant in plaats daarvan per overboeking of contant, dan markeer je de offerte handmatig als betaald en blijft de registratie compleet. Ook andere diensten, zoals Mercado Pago of Clip, bieden in Mexico betaallinks; welke je ook gebruikt, waar het om gaat is dat de klant precies de prijs betaalt die hij in de offerte zag.
Hoe reik je de CFDI uit na de betaling?
In Rexenda wordt de CFDI alleen uitgereikt als de klant erom vraagt, niet automatisch bij elke betaling. Na het betalen krijgt de klant een pagina met het verkoopbewijs en een knop om een factuur aan te vragen; hij vult zijn fiscale gegevens in of bevestigt ze, en de factuur wordt gewaarmerkt. Alleen op verzoek waarmerken voorkomt dat je een factuur uitreikt aan iemand die er geen wilde, want een CFDI annuleren is een formele procedure bij de SAT.
De gegevens van de klant zijn de vijf die de SAT als geheel controleert: RFC, officiële naam, fiscaal regime, postcode en CFDI-gebruik. Het formulier wordt vooraf ingevuld vanuit de gegevens van het contact als je die al hebt. Sommige vereisten liggen bij jou als verkoper: je digitale zegelcertificaat (CSD) geregistreerd als uitgever, de product- en eenheidscodes van de SAT op elke regel, en de wisselkoers als de verkoop niet in pesos is. Ontbreekt er aan jouw kant iets, dan krijgt de klant te horen dat hij de factuur bij jou moet aanvragen, in plaats van een formulier in te vullen dat zou worden afgewezen.
Elk bedrijf waarmerkt met zijn eigen RFC en digitale zegel, en elke gewaarmerkte factuur verbruikt credits van je Rexenda-werkruimte. Na het waarmerken ontvangt de klant de factuur per e-mail, met zowel de PDF als de XML. Buiten Mexico krijgt elke verkoop nog steeds een universeel verkoopdocument met de juiste fiscale vermelding; automatisch waarmerken bestaat vandaag alleen voor de Mexicaanse CFDI.
Wat moet je instellen voordat je via WhatsApp per kaart incasseert?
Je hebt drie dingen nodig: je WhatsApp gekoppeld aan Rexenda, je producten en prijzen in de catalogus, en je Stripe-account gekoppeld voor betalingen. Stripe koppel je vanuit de verkoopinstellingen van Rexenda, en het account is van jou: Stripe verifieert je bedrijf rechtstreeks, en uitbetalingen komen op je bankrekening volgens je Stripe-instellingen. Wil je CFDI uitreiken, registreer dan ook je uitgeversgegevens en je zegelcertificaat.
Maak daarna een paar afspraken met je team. Offreer in pesos voor klanten in Mexico, houd de geldigheidsduur kort genoeg om je prijzen te beschermen, en stuur de offerte in hetzelfde gesprek waarin de klant erom vroeg, nu de interesse nog vers is. Bepaal wie kortingen goedkeurt en of je AI-agent zelf offertes mag versturen of op goedkeuring moet wachten.
Het resultaat is een korte weg van een vraag op WhatsApp naar geld op je rekening: offerte, link, betaling en een factuur wanneer de klant erom vraagt. Alles blijft gekoppeld aan hetzelfde contact en gesprek, dus de volgende keer dat die klant schrijft, weet je team al wat hij heeft gekocht.